קביעה ועריכה של תור

תור נקבע מהיומן בכמה לחיצות, ללקוח קיים או חדש, וכל שינוי בו - הזזה, סימון הגעה, ביטול - נרשם בהיסטוריה של התור.

קביעת תור

1. לחצו על הכפתור העגול + ביומן, או ישירות על שעה פנויה.
2. בחרו לקוח קיים (חיפוש לפי שם או טלפון) או לקוח חדש - שם מלא וטלפון מספיקים. הלקוח נכנס אוטומטית לרשימת הלקוחות.
3. בשורת פרטי התור בחרו שירות, איש צוות ותאריך.
4. בחרו שעה מתוך השעות של אותו יום.
5. רוצים להוסיף הערה פנימית, או לא לשלוח ללקוח אישור? פתחו עוד אפשרויות: שם נמצאים הערות ולשלוח ללקוח אישור בוואטסאפ (מסומן מראש - הלקוח מקבל אישור עם קישור לניהול התור).
6. לחצו קביעת התור.

השעות מוצגות כלחצנים, בקפיצות שהגדרתם בהגדרות (״כל כמה דקות אפשר להתחיל תור״), מקובצות לבוקר, צהריים וערב. שעה שכבר תפוסה מופיעה מעומעמת - עדיין אפשר לבחור בה. לשעה שאינה ברשימה (למשל 10:05) לחצו שעה אחרת והקלידו אותה.

אם השעה מתנגשת עם תור קיים תוצג השאלה ״יש התנגשות ביומן. לקבוע בכל זאת?״ - ואפשר לאשר בכוונה. אותו חלון פותח גם תור קבוע, מפגש של שיעור קבוצתי או חסימה, בבחירת הסוג בראשו.

מה אפשר לעשות לתור קיים

לחיצה על תור ביומן פותחת את כרטיס התור:

• אישור התור / דחייה - בתור שהוא בקשה של לקוח שמחכה לאישורכם (כשמופעל ״אישור כל תור לפני שהוא נקבע״). ראו הגדרות וכללי ההזמנה.
• הגיע / לא הגיע - סימון מה קרה בפועל. ״הגיע״ נפתח שעתיים לפני התור, ו״לא הגיע״ - בתחילת התור. אפשר גם מהיום שלי. תור שסומנה בו הגעה עובר ל״הושלם״ מעצמו אחרי שהסתיים.
• ביטול תור - עם אישור. הלקוח מקבל הודעת ביטול, ואם הפעלתם הצעת תורים שמתפנים - השעה מוצעת אוטומטית לממתינים. ראו מילוי היומן. בעסק שעוצר הודעות ללקוחות בשבת ובחג, הודעת ביטול שיוצאת בצאת השבת עלולה להגיע מאוחר מדי - במקרה כזה חלון האישור אומר זאת, וכדאי לעדכן את הלקוח בטלפון.
• החזרת התור - לתור שבוטל, או שסומן ״הושלם״ או ״לא הגיע״ בטעות. המערכת בודקת שהשעה עדיין פנויה; אם נתפסה בינתיים, תתבקשו לאשר בכל זאת. החזרת תור שסומן ״לא הגיע״ גם מורידה אחד ממונה אי-ההגעה של הלקוח. תור שבוטל ומועדו עבר נשאר מבוטל - קובעים תור חדש במקומו. גם מפגש של שיעור קבוצתי שבוטל לא חוזר.
• שינוי שעה והחלפה (החלפה עם תור אחר: לוחצים, ואז בוחרים ביומן את התור השני) - כולל בקשת אישור מהלקוח. ראו החלפת תורים בין לקוחות.
• הערות - לחצו עריכה, ואחרי השינוי שמירה.
• מוצרים - מוצרים שהלקוח שריין בקביעת התור (״שוריין״) או שנמכרו בתור (״נמכר״), עם הוספת מוצר וסימון כנמכר. ראו מוצרים, מלאי ומכירות.
• כפתורי שיחה ווואטסאפ ליד פרטי הלקוח.
• בשירות אונליין מופיע כפתור כניסה לפגישה.

אם לשירות מחובר טופס, יופיע סימון טופס ממתין או טופס נחתם.

תור שבוטל: מי ביטל, והאם הלקוח קיבל הודעה

בכרטיס של תור מבוטל מופיע מי ביטל אותו ומתי - הלקוח (בקישור לניהול התור או בתשובה בוואטסאפ), אחד מאנשי הצוות או המערכת (למשל בקשה שלא נענתה בזמן) - ומה קרה להודעת הביטול: נשלחה, ממתינה לצאת השבת, או לא נמסרה.

הודעת ביטול שלא הגיעה ללקוח, לפני מועד התור, מסומנת באדום, ובנוסף נשלחת אליכם התראה בוואטסאפ ובאימייל עם שם הלקוח, הטלפון והתור שבוטל - כדי שתעדכנו אותו בטלפון לפני שיגיע.

שימו לב: מחיקה של תור לא קיימת בכוונה - תור מבוטל נשאר בהיסטוריה, וכך הדוחות והמעקב אחרי אי-הגעה נשארים נכונים.

הלקוחות יכולים גם לקבוע לבד: הזמנת תורים אונליין 24/7.