מילוי היומן

תור שמתבטל ברגע האחרון הוא הכנסה שהלכה לאיבוד - אלא אם מישהו אחר תופס אותו. שלושת הכלים כאן עושים את זה בשבילכם, ושלושתם כבויים כברירת מחדל. רשימת ההמתנה והצעת התורים שמתפנים נמצאות בהגדרות, בכרטיס "מדיניות הזמנות" תחת הכותרת "מילוי היומן" - הן חלק ממדיניות ההזמנות ולא מהשיווק, וזמינות בכל תוכנית. ההזמנה לתור הבא היא אוטומציה שיווקית, ונמצאת במסך השיווק לצד שאר האוטומציות. רשימת הממתינים עצמה מוצגת במסך נפרד - רשימת המתנה בתפריט הצד.

רשימת המתנה

כשהמתג פעיל, לקוח שלא מצא תור פנוי בדף ההזמנות רואה כפתור "הודיעו לי כשמתפנה תור" - הוא בוחר באילו ימים ובאילו שעות נוח לו (או משאיר "בכל שעה"), מסמן אם להעדיף איש צוות מסוים, ומשאיר פרטים. יום שכל השעות בו נתפסו מסומן "מלא" בבורר התאריכים ונשאר לחיץ - נגיעה בו פותחת את ההרשמה כשהיום הזה כבר מסומן, ואפשר להוסיף עוד ימים. הצעה נשלחת רק על תור שנופל בימים ובשעות שנבחרו. הצד של הלקוח: רשימת המתנה.

• ממתינים כרגע - הרשימה החיה מוצגת במסך רשימת המתנה: שם, טלפון, שירות, איש צוות, הימים וטווחי השעות שנבחרו ומתי הצטרפו. ממתין שקיבל הצעה מסומן בתגית "נשלחה הצעה". המסך פתוח גם לאנשי צוות - מי שהיומן שלו התפנה הוא שמטלפן.
• הוספת ממתין ידנית - הכפתור העגול + באותו מסך, לרישום מי שהתקשר. בוחרים לקוח קיים מחיפוש או מקלידים פרטים של לקוח חדש - מספר שכבר מוכר לעסק מקושר אוטומטית לכרטיס הקיים, בלי כפילויות. מסמנים שירות ואיש צוות, ואפשר גם תאריכים מועדפים בלוח חודשי וטווחי שעות (למשל 09:00-12:00 - התור כולו צריך להיכנס בטווח). הכול רשות: בלי בחירה, כל יום וכל שעה מתאימים. אם ההעדפות מחוץ לשעות הפעילות תוצג אזהרה - הרישום נשמר בכל מקרה.
• עריכת העדפות - כפתור העיפרון ליד ממתין פותח את אותו הטופס עם ההעדפות הקיימות, למקרה שהלקוח התקשר לעדכן.
• הסרה מהרשימה - כפתור X ליד כל ממתין, למקרה שסגרתם איתו טלפונית.
• לכל לקוח יש רישום אחד פעיל לכל שירות. רישום יורד מהרשימה מעצמו כשעבר היום האחרון שנבחר, ולכל המאוחר אחרי 90 יום - ומופיע עוד זמן מה בקטע "פג תוקף" בתחתית המסך, כדי שיהיה ברור למה הפסיקו לצאת הצעות.

הצעת תורים שמתפנים

המתג השני עושה את הרשימה לאוטומטית: תור שמתבטל או מוזז מוצע מיד בוואטסאפ למי שממתין לשירות הזה, עם קישור אישי לאישור. המערכת גם סורקת פעם בכמה דקות פתיחות אחרות - למשל שירות שקוצר או חופשה שנמחקה - להיום ולמחר בלבד.

• "להציע רק תורים בטווח של (שעות קדימה)" - ברירת המחדל 48 שעות, ואפשר לבחור מ-1 עד 720. תור רחוק יותר לא מוצע: מי שממתין לתור להיום לא באמת רוצה הודעה על שבוע הבא.
• תור רחוק (מעל 12 שעות) - מוצע לממתין אחד בלבד, והתור שמור לו 60 דקות. לא אישר - ההצעה עוברת לבא בתור.
• תור קרוב (עד 12 שעות) - מוצע לעד שלושה ממתינים בבת אחת, והראשון שמאשר מקבל. מי שאיחר רואה "מישהו הקדים אותך" ונשאר ברשימה.
• תור ממש קרוב (עד 3 שעות) - השמירה מתקצרת ל-15 דקות, וההודעה יוצאת גם בלילה. בכל מקרה אחר, הצעה שנוצרת בין 21:00 ל-08:00 ממתינה לבוקר.
• ממתין מקבל לכל היותר 3 הצעות, בהפרש של 6 שעות לפחות - אף אחד לא מופגז. ממתין שכבר יש לו תור באותה שעה מדולג.

הזמנה לתור הבא

הכלי השלישי מטפל בצד השני של היומן הריק: הלקוח שפשוט לא קבע עוד תור. זמן קבוע אחרי ביקור - ברירת המחדל 21 יום - נשלחת הזמנה קצרה לקבוע את הבא, עם קישור לדף ההזמנות.

• נשלחת רק על ביקור שסומן "הושלם" - כלומר נעשה צ׳ק-אין והתור הסתיים. אם אינכם מסמנים הגעות בהיום שלי, לא יישלח כלום.
• לא נשלחת למי שכבר קבע תור עתידי - אין טעם להזמין את מי שכבר בא.
• זו הודעה שיווקית לכל דבר: היא מכבדת את אישור הדיוור, את המכסה היומית ואת "הסר", ונשלחת בין 10:00 ל-20:00 בלבד - כמו שאר האוטומציות בשיווק ושימור לקוחות.

מי מקבל את ההודעות

מסך ההגדרות מציג ליד המתגים את ההערה: "הודעות רשימת ההמתנה נשלחות גם ללקוחות שביקשו לא לקבל דיוור - כי הם ביקשו בדיוק את ההודעה הזו." ובמדויק:

• הצעת תור שהתפנה אינה דיוור - הלקוח נרשם וביקש בדיוק אותה, ולכן היא נשלחת גם בלי סימון אישור דיוור בכרטיס הלקוח.
• לקוח שהשיב "הסר" ביקש שקט מוחלט, ומקבלים את זה: הוא לא יקבל גם הצעות מרשימת ההמתנה, והרישום שלו מבוטל.
• ההזמנה לתור הבא היא שיווק רגיל, על כל הכללים שלו.

שימו לב: רשימת ההמתנה והצעת התורים שמתפנים זמינות בכל תוכנית - המתגים בהגדרות, והרשימה עצמה במסך רשימת המתנה, שפתוח גם לאנשי צוות. ההזמנה לתור הבא יושבת במסך השיווק, שכלול בחלק מהתוכניות בלבד. את נוסח ההודעות - "התפנה תור" וההזמנה לתור הבא - עורכים בהודעות וואטסאפ. עוד על היכולת: רשימת המתנה אוטומטית.