מילוי היומן

תור שמתבטל ברגע האחרון הוא הכנסה שהלכה לאיבוד, אלא אם מישהו אחר תופס אותו - ושלושת הכלים כאן, שכבויים כברירת מחדל, עוזרים שזה יקרה. איפה כל כלי נמצא:

• רשימת המתנה והצעת תורים שמתפנים - בהגדרות, בכרטיס מילוי היומן. הן חלק מכללי ההזמנה ולא מהשיווק, וזמינות בכל תוכנית.
• רשימת הממתינים עצמה - במסך רשימת המתנה בתפריט הצד.
• הזמנה לתור הבא - אוטומציה שיווקית, במסך השיווק לצד שאר האוטומציות.

רשימת המתנה

כשהמתג פעיל, לקוח שלא מצא תור פנוי באתר העסק רואה כפתור הרשמה לרשימת ההמתנה. הוא עונה על באילו ימים נוח לכם? ועל באילו שעות? (או משאיר בלי בחירה), ומשאיר פרטים. אם בחר איש צוות בשלב הקודם, ההעדפה נשמרת. הצעה נשלחת רק על תור שנופל בימים ובשעות שנבחרו.

יום שכל השעות בו נתפסו מסומן בנקודה קטנה בלוח התאריכים, ונשאר לחיץ כל עוד רשימת ההמתנה פועלת. נגיעה בו מציגה ״כל השעות ביום הזה תפוסות״ ואת הכפתור הרשמה לרשימת ההמתנה, וההרשמה נפתחת כשהיום הזה כבר מסומן - אפשר להוסיף עוד ימים. הצד של הלקוח: רשימת המתנה.

• ממתינים כרגע - הרשימה החיה מוצגת במסך רשימת המתנה: שם, טלפון, שירות, איש צוות, הימים וטווחי השעות שנבחרו ומתי הצטרפו. ממתין שקיבל הצעה מסומן בתגית נשלחה הצעה. המסך פתוח גם לאנשי צוות, כך שאיש הצוות שהיומן שלו התפנה יכול להתקשר בעצמו.
• הוספת ממתין - הכפתור העגול + באותו מסך, לרישום מי שהתקשר. בוחרים לקוח קיים מחיפוש או מקלידים פרטים של לקוח חדש - מספר שכבר מוכר לעסק מקושר אוטומטית לכרטיס הקיים, בלי כפילויות. מסמנים שירות ואיש צוות, ואפשר גם תאריכים בלוח חודשי וטווחי שעות (למשל 09:00-12:00 - התור כולו צריך להיכנס בטווח). הכול רשות: בלי בחירה, כל יום וכל שעה מתאימים. אם ההעדפות מחוץ לשעות הפעילות תוצג אזהרה - הרישום נשמר בכל מקרה.
• עריכת העדפות - כפתור העיפרון ליד ממתין פותח את אותו הטופס עם ההעדפות הקיימות, למקרה שהלקוח התקשר לעדכן.
• הסרה מהרשימה - כפתור X ליד כל ממתין, למקרה שסגרתם איתו טלפונית.
• לכל לקוח יש רישום אחד פעיל לכל שירות. רישום יורד מהרשימה מעצמו כשעבר היום האחרון שנבחר, ולכל המאוחר אחרי 90 יום - ומופיע עוד זמן מה בקטע פג תוקף בתחתית המסך, כדי שיהיה ברור למה הפסיקו לצאת הצעות.

הצעת תורים שמתפנים

המתג השני עושה את הרשימה לאוטומטית: תור שמתבטל או מוזז מוצע מיד בוואטסאפ למי שממתין לשירות הזה, עם קישור אישי לאישור. המערכת גם סורקת פעם בכמה דקות פתיחות אחרות - למשל שירות שקוצר או חסימה שנמחקה - בטווח השעות שנקבע למטה, ועד שבוע קדימה.

בעסק שמאשר כל תור (אישור כל תור לפני שהוא נקבע בהגדרות), ממתין שאישר את המקום שולח בקשה: השעה שמורה לו, והתור נקבע רק אחרי שתאשרו אותו.

• להציע רק תורים בטווח של (שעות קדימה) - ברירת המחדל 48 שעות, ואפשר לבחור מ-1 עד 720. תור רחוק יותר לא מוצע: מי שממתין לתור להיום לא באמת רוצה הודעה על שבוע הבא.
• תור רחוק (מעל 12 שעות) - מוצע לממתין אחד בלבד, והתור שמור לו 60 דקות. לא אישר - ההצעה עוברת לבא בתור.
• תור קרוב (עד 12 שעות) - מוצע לעד שלושה ממתינים בבת אחת, והראשון שמאשר מקבל. מי שאיחר רואה ״המקום נתפס״ ונשאר ברשימה.
• תור ממש קרוב (עד 3 שעות) - השמירה מתקצרת ל-15 דקות, וההודעה יוצאת גם בלילה. בכל מקרה אחר, הצעה לא נשלחת בין 21:00 ל-08:00, ואם המקום עדיין פנוי בבוקר היא יוצאת אז. עסק שהפעיל את ״בלי הודעות ללקוחות בשבת ובחג״ לא שולח הצעות בשבת ובחג בכלל - גם לא לתור קרוב - והמקום מוצע בצאת השבת אם הוא עדיין פנוי.
• ממתין מקבל לכל היותר 3 הצעות, בהפרש של 6 שעות לפחות, כדי לא להציף. ממתין שכבר יש לו תור באותה שעה מדולג.

הזמנה לתור הבא

הכלי השלישי מטפל בצד השני של היומן הריק: הלקוח שפשוט לא קבע עוד תור. זמן קבוע אחרי ביקור - ברירת המחדל 21 יום - נשלחת הזמנה קצרה לקבוע את הבא, עם קישור לאתר העסק.

• נשלחת רק על ביקור שסומן הושלם - כלומר נעשה סימון הגעה והתור הסתיים. אם אינכם מסמנים הגעות בהיום שלי, לא יישלח כלום.
• לא נשלחת למי שכבר קבע תור עתידי - אין טעם להזמין את מי שכבר קבע.
• זו הודעה שיווקית לכל דבר: היא מכבדת את ההסכמה לדיוור שיווקי, את המכסה היומית ואת ״הסר״, ונשלחת בין 10:00 ל-20:00 בלבד - כמו שאר האוטומציות בשיווק ושימור לקוחות.

מי מקבל את ההודעות

מסך ההגדרות מציג ליד המתגים את ההערה: ״הודעות רשימת ההמתנה נשלחות גם ללקוחות שביקשו לא לקבל דיוור - כי הם ביקשו בדיוק את ההודעה הזו.״ ובמדויק:

• הצעת תור שהתפנה אינה דיוור - הלקוח נרשם וביקש בדיוק אותה, ולכן היא נשלחת גם ללקוח שלא סומנה אצלו הסכמה לדיוור שיווקי.
• לקוח שהשיב הסר ביקש שקט מוחלט, ומקבלים את זה: הוא לא יקבל גם הצעות מרשימת ההמתנה או קישורים לחשבוניות, בכל עסק שהמספר שלו שמור אצלו, והרישום שלו לרשימה מבוטל.
• ההזמנה לתור הבא היא שיווק רגיל, על כל הכללים שלו.

שימו לב: רשימת ההמתנה והצעת התורים שמתפנים זמינות בכל תוכנית - המתגים בהגדרות, והרשימה עצמה במסך רשימת המתנה, שפתוח גם לאנשי צוות. ההזמנה לתור הבא יושבת במסך השיווק, שכלול בחלק מהתוכניות בלבד. את נוסח ההודעות - ״התפנה תור (רשימת המתנה)״ ו״הזמנה לקביעת התור הבא״ - עורכים בהודעות וואטסאפ. עוד על היכולת: רשימת המתנה אוטומטית.