חסימת זמן ביומן

חסימה סוגרת טווח זמן מעל שעות העבודה הרגילות, כך שהלקוחות לא יראו בו שעות פנויות. היא מתאימה לכל סיבה: חופשה, מילואים, תור לרופא או סידור באמצע היום - שעות בודדות או כמה ימים.

הוספת חסימה

שתי דרכים, ושתיהן יוצרות בדיוק את אותה חסימה:

• ביומן - לחצו על השעה ביומן (או על הכפתור העגול +) ובחרו חסימה. כשלוחצים על שעה ביומן, התאריך והשעה מגיעים מלאים ממנה.
• במסך הצוות - חסימות ליד איש הצוות. כאן גם רואים את כל החסימות העתידיות שלו ומוחקים אותן.

בשני המקומות ממלאים את אותם שדות:

1. בחרו טווח תאריכים - יום אחד או כמה שבועות.
2. ליום חלקי, סמנו חלק מהיום בלבד וקבעו שעות. כך חוסמים תור רופא אחר הצהריים בלי לוותר על הבוקר.
3. אפשר להוסיף סיבה, למשל ״חופשה״ או ״מילואים״. היא פנימית ולא מוצגת ללקוחות. ביומן החסימה מוצגת עם הסיבה שכתבתם, ובלי סיבה - פשוט ״חסימה״.
4. לחצו שמירת החסימה ביומן, או הוספת חסימה במסך הצוות.

בעסק עם שני סניפים ומעלה, ברשימת איש הצוות שביומן יש גם כל העסק: חסימה של כל הצוות - בכל הסניפים, או בסניף אחד. חסימה של סניף אחד סוגרת רק את השעות שעובדים בו, והיומן מציג אותה עם שם הסניף.

למחיקה: לחצו על החסימה ביומן ובחרו מחיקת החסימה, או מחקו אותה ברשימה שבמסך הצוות. השעות ייפתחו שוב להזמנה. חסימה של כל העסק נמחקת מהיומן בלבד.

תורים שכבר נקבעו בטווח

אחרי השמירה, אם כבר יש תורים בטווח שנחסם - הם יוצגו ברשימה כתומה. המערכת לא מבטלת אותם בשבילכם, בכוונה: ביטול אוטומטי היה שולח הודעות ביטול ללקוחות בלי שאף אחד החליט על כך.

עברו עליהם ביומן - הזיזו, החליפו או בטלו, לפי מה שנכון לכל לקוח. כדי לבקש מהלקוחות אישור לפני שמזיזים, ראו החלפת תורים בין לקוחות.

חגי ישראל

כשההגדרה חסימת חגי ישראל אוטומטית פעילה בהגדרות, המערכת מכירה את לוח החגים ומתאימה את היומן לבד. החגים מחושבים מהלוח העברי ומתעדכנים מעצמם שנתיים קדימה, כך שאין צורך להזין אותם. לכל יום חג יש אחד משלושה מצבים:

• סגור - אין תורים באותו יום. כך נראים החגים עצמם כברירת מחדל.
• עד שעה - עובדים חצי יום. התור האחרון מסתיים עד השעה שנבחרה, כולל זמן ההתארגנות שאחרי התור. ערבי חג פתוחים כברירת מחדל עד 14:00.
• פתוח כרגיל - יום עבודה רגיל, לפי שעות העבודה.

אפשר לשנות כל חג בנפרד: בהגדרות ← כללי ההזמנה, מתחת למתג, ברשימה שעות בחגים. בוחרים מצב לכל חג, ולחצי יום גם את שעת הסגירה, ולוחצים שמירה. חג שלא שיניתם ממשיך לפי ברירת המחדל, ו״חזרה לברירת המחדל״ מבטל שינוי.

כיבוי המתג פותח את כל החגים כימים רגילים.

שינוי מצב של חג לא נוגע בתורים שכבר נקבעו: תור קיים ביום שסגרתם נשאר ביומן, ואתם מחליטים מה לעשות בו. בחצי יום, שיעור קבוע שמסתיים אחרי שעת הסגירה לא ייפתח באותו יום, ושיעור בוקר ייפתח כרגיל. מהיומן אפשר תמיד לקבוע תור ידני, גם בחג.

סוגרים את כל העסק? חסימה מוגדרת לאיש צוות אחד. לסגירה של כל העסק, הוסיפו את אותה חסימה לכל אנשי הצוות - ביומן היא תופיע אז בכל העמודות.