החלפת תורים בין לקוחות

לקוח מבקש לבוא מאוחר יותר, ובדיוק בשעה שהוא רוצה יושב מישהו אחר. במקום לבטל ולקבוע מחדש - החליפו ביניהם.

איך מתחילים

• ביומן, בגרירה (במחשב): גררו תור אחד אל תוך תור אחר. הכרטיס שמתחת לסמן מודגש, ובשחרור נפתח חלון ההחלפה.
• ביומן, בלי גרירה: לחצו על התור, ואז על החלפה (החלפה עם תור אחר). הקישו על התור השני, וחלון ההחלפה נפתח.
• בהיום שלי, במחשב: גררו שורה אל שורה אחרת בעזרת ידית הגרירה שבצד.
• ב״היום שלי״, בטלפון: בתפריט ⋯ של השורה בחרו החלפת תורים בין לקוחות, ואז הקישו על השורה השנייה.
• להזזה של תור אחד: שינוי שעה - ביומן בכרטיס התור, וב״היום שלי״ בשורה עצמה (בטלפון - בתפריט ⋯ של השורה).

מי צריך לאשר

זה החלק החשוב. בחלון יש סימון לכל לקוח בנפרד:

• מסומן - נשלחת ללקוח הודעת וואטסאפ עם קישור, והוא מאשר או דוחה. שום דבר לא זז עד שהוא עונה.
• לא מסומן - הלקוח לא נשאל, אלא רק מקבל הודעת עדכון אחרי שהשינוי בוצע.

אם אף צד לא מסומן, הכפתור התחתון הופך לביצוע עכשיו וההחלפה מתבצעת מיד. אם לפחות אחד מסומן, הכפתור הוא שליחת בקשה לאישור.

בהחלפה שבה שני הצדדים התבקשו לאשר - ההחלפה מתבצעת רק כששניהם אישרו. אם צד אחד דוחה או לא עונה בזמן, ההחלפה כולה מתבטלת, ולקוח שכבר אישר מקבל הודעה שהתור שלו נשאר במקומו. הודעת הבקשה לא מזכירה שמדובר בהחלפה ולא חושפת את שם הלקוח השני; כל אחד רואה רק בקשה להזיז את התור שלו. מה שהלקוח רואה בצד שלו: הודעות וואטסאפ.

עד מתי מחכים לתשובה

בוחרים בחלון: שעה, 3 שעות, 6 שעות או 24 שעות. הקישור לא תקף אחרי מועד התור. אם אף אחד לא ענה בזמן - שום דבר לא זז, התורים נשארים בדיוק כפי שהיו ואתם מקבלים הודעה על כך, והלקוח לא מקבל הודעה נוספת.

בזמן שמחכים

• ביומן מופיע מלבן מקווקו בשעה המוצעת, וסמל שעון חול על התור המקורי. התורים עצמם לא זזו.
• ב״היום שלי״ מופיע שעון חול ליד שם הלקוח.
• לחיצה על התור מציגה שתי אפשרויות: ביטול הבקשה (הכול נשאר כמו שהיה) או לבצע בלי לחכות - אתם מחליטים בלי תשובת הלקוח, והוא מקבל הודעת עדכון רגילה.

מה אי אפשר להחליף

• שיעור קבוצתי - יש בו כמה משתתפים, אז אין ״לקוח אחד״ לשאול.
• תור שכבר התחיל או שהלקוח כבר הגיע אליו, ותור שבוטל או הסתיים.
• תור מסדרה קבועה - רק התור הבודד, לא כל הסדרה.
• תור שכבר יש עליו בקשה פתוחה - סיימו אותה קודם.

אורכים שונים: ההחלפה מחליפה את שעת ההתחלה, וכל תור שומר על האורך שלו. תספורת של 30 דקות וצבע של שעה יתחלפו בשעות ההתחלה - ואם כתוצאה מכך נוצרת חפיפה עם תור אחר, תראו אזהרה עם אפשרות לאשר בכל זאת.