היומן

היומן הוא מסך העבודה המרכזי. הוא מציג את שעות העבודה של מי שעל המסך (וחצי שעה לפני ואחרי), עם קו אדום שמסמן את השעה הנוכחית ומתעדכן לבד.

שלוש תצוגות

• יום - עמודה לכל איש צוות שעובד באותו יום. זו התצוגה שנפתחת בעסק עם כמה אנשי צוות.
• שבוע - במחשב, עמודה לכל יום עבודה בשבוע, של איש צוות אחד או של כל הצוות. יום שאף אחד לא עובד בו ואין בו תורים לא מוצג; אפשר להציג גם אותו בתפריט התצוגה ← ״הצגת ימים סגורים״. בטלפון השבוע הוא רשימה, יום אחרי יום.
• חודש - תא לכל יום, בלי שעות. זו התצוגה לשאלה ״מתי העסק עמוס ומתי יש מקום״.

במחשב בוחרים תצוגה בכפתורים ״יום / שבוע / חודש״ שבשורה העליונה. בטלפון הכפתור עם שם התצוגה (למשל יום ▾) פותח תפריט שבו בוחרים אותה.

מעבר בין ימים

• התאריך שבכותרת הוא כפתור: לחיצה עליו פותחת לוח חודש, ובוחרים בו כל תאריך. אפשר לעבור בו גם במקלדת - החצים זזים ביום ובשבוע, Page Up ו-Page Down בחודש, ו-Enter בוחר.
• החצים שליד התאריך מזיזים יום, שבוע או חודש קדימה ואחורה - לפי התצוגה - וכפתור היום מחזיר להיום.
• בטלפון שורת ימי השבוע נשארת למעלה גם כשגוללים: לחיצה על יום עוברת אליו, והקו הקטן מתחת לתאריך אומר כמה היום תפוס. החלקה של היומן הצידה עוברת ליום הבא או הקודם (החלקה על שורת הימים - לשבוע הבא או הקודם). הכפתור שבתחתית המסך מחזיר להיום, או לעכשיו כשהקו האדום כבר לא במסך.

מי מוצג ביומן

במחשב, הכפתור צוות בשורה העליונה בוחר את העמודות: בתצוגת יום מסמנים את מי להציג (מי שלא עובד באותו יום מופיע ברשימה בנפרד), ובתצוגת שבוע בוחרים איש צוות אחד או את כל הצוות. בטאבלט הבחירה נמצאת בתפריט התצוגה.

בטלפון מוצגות עד שלוש עמודות, בלי גלילה הצידה. כשיותר משלושה עובדים באותו יום, הכפתור +1 (או +2) מעל עמודת השעות פותח את הרשימה, ובוחרים בה עד שלושה. הבחירה נשמרת במכשיר.

תפריט התצוגה

במחשב זה הכפתור עם גלגל השיניים בשורה העליונה (במסך רחב כתוב לידו ״תצוגה״). בטלפון אותן אפשרויות נמצאות בתפריט של שם התצוגה (למשל יום ▾), מתחת לבחירת התצוגה.

• מה להציג:
  • הצגת מבוטלים - מציג או מסתיר תורים שבוטלו. בטלפון הם מוסתרים כברירת מחדל, והכפתור עם מספר המבוטלים שבראש העמודה מציג אותם.
  • הצגת ימים סגורים - בתצוגת שבוע במחשב.
  • מי מוצג ביומן - בחירת הצוות, כשהיא לא נמצאת בשורה העליונה.
  • סניף - בעסק עם שני סניפים ומעלה: היומן מציג את השעות, התורים והחסימות של סניף אחד, ושעות שאיש הצוות עובד בסניף אחר מוצגות באפור עם שם הסניף. ליד הכותרת מופיע סמן הסניף, וה-X שלו מחזיר את כל הסניפים. בלי סינון, כרטיס תור גבוה מספיק מציג גם את שם הסניף שלו.
• איך להציג:
  • צפיפות - כמה מקום לכל שעה: צפוף, רגיל או מרווח. ״אוטומטי״ בוחר לפי אורך השירותים של העסק וגודל המסך.
  • אישור לפני הזזה - אם לשאול לפני שתור שנגרר זז (במחשב).
• מקרא - מה אומר כל צבע, סימן ורקע ביומן.
• עזרה ליומן - המדריך הזה.
• ביטול המפגשים היום - בתצוגת יום, לבעל העסק בלבד, כשיש באותו יום מפגש של שיעור קבוצתי שעוד לא התחיל.

הבחירות האלה נשמרות במכשיר, כך שבטלפון ובמחשב היומן יכול להיראות אחרת.

תצוגת חודש: איך קוראים אותה

בראש החודש מופיעה שורת סיכום: כמה תורים, אחוז התפוסה, כמה ימים עמוסים וכמה ימים סגורים.

בכל תא יש מספר היום ופס תפוסה בתחתית - החלק משעות העבודה שתפוס באותו יום. במחשב התא מציג גם עד שלושה תורים (שעה ושם), ו״+N״ כשיש יותר. בטלפון התא מציג רק את התאריך ואת הפס. מילה מופיעה בתא רק כשיש מה לומר:

• עמוס - כמעט כל שעות העבודה כבר תפוסות.
• סגור (פסים אלכסוניים) - אין שעות עבודה ביום הזה, או שיש חסימה שמכסה אותו. חג שסוגר את העסק מוצג בשמו.

התפוסה מחושבת מול שעות העבודה הקבועות של הצוות, לא מול היממה - יום עבודה של ארבע שעות שתפוס לגמרי יסומן כעמוס.

שעות חסומות לא הופכות יום לעמוס. חסימה של חלק מהיום או הפסקה שהוארכה ביום מסוים לא נספרות כתורים ולא מקטינות את היום בחישוב: הן מוצגות בפס התפוסה כחלק מפוספס, וברשימת היום כתוב כמה שעות חסומות. יום עם שני תורים ושש שעות חסומות לא יסומן כעמוס. איש צוות שחסום כל היום יוצא מהחישוב של אותו יום, כי הוא לא עובד בו.

תור שנקבע ביום בלי שעות עבודה מופיע בתא בלי המילה ״עמוס״, וברשימת היום כתוב שהוא מחוץ לשעות.

לחיצה על יום פותחת את רשימת התורים שלו (ליד החודש במסך רחב, מתחתיו בשאר המסכים), ומשם אפשר לפתוח תור חדש או לעבור לתצוגת היום המלאה ב״פתיחת היום״.

כפתור ה־+ (תור חדש)

הכפתור העגול + בפינת המסך (בטלפון - מעל סרגל הלשוניות) פותח חלון אחד, ״תור חדש״, ובראשו בוחרים מה מוסיפים:

• תור רגיל - תור ללקוח. הפירוט: קביעה ועריכה של תור.
• תור קבוע - סדרה שחוזרת כל שבוע או שבועיים. ראו תור קבוע.
• מפגש - מפגש בודד של שיעור קבוצתי (סדנה, שיעור השלמה, מפגש נוסף). השיעור עצמו והלוח השבועי שלו נפתחים ומנוהלים בשירותים - אם עוד אין שיעור בעסק, המצב הזה יסביר זאת ויוביל לשם.
• חסימה - סוגרים שעות או ימים לאיש צוות (חופשה, מילואים, תור לרופא), בלי לצאת מהיומן. ראו חסימת זמן ביומן. המצב הזה מוצג לבעל העסק בלבד.

ביום (או בשבוע) בלי אף תור מופיע כרטיס ״אין עדיין תורים ביום הזה״, עם שיתוף הקישור לקביעת תורים וכפתור לתור חדש. אפשר לסגור אותו ב־X שבפינה, והוא לא יופיע שוב במכשיר הזה. הקישור נשאר זמין בתפריט הצד ובראש המסך, ותור חדש נפתח בכפתור ה־+ או בלחיצה על שעה פנויה.

מה הרקע מספר לכם

• רקע בהיר - שעות עבודה של אותו איש צוות.
• פסים אלכסוניים עם כוס קפה - הפסקה של איש הצוות באותו יום, עם השעות שלה. ״ליום זה״ מסמן הפסקה ששונתה רק ליום הזה. בתצוגת שבוע ההפסקות מוצגות כשבוחרים איש צוות אחד.
• פסים אלכסוניים עם שם - חסימה של שעות או של יום שלם, עם הסיבה שנכתבה לה (או ״חסימה״ כשאין סיבה). חג שסוגר את העסק מוצג בראש היום.

שינוי הפסקה ליום אחד

יוצאים היום להפסקה מאוחר יותר, או עובדים בלי הפסקה? לחצו על ההפסקה ביומן:

• שעות אחרות - בחרו במשעה שעת התחלה חדשה (אורך ההפסקה נשמר), או בעד שעת סיום, ולחצו שמירה.
• ללא הפסקה ביום הזה - עובדים ברצף. במקום ההפסקה מופיעה מסגרת מקווקוות. לחיצה עליה ואז החזרת ההפסקה מחזירות את ההפסקה.
• חזרה להפסקה הקבועה - מבטל את השינוי של אותו יום.

השינוי חל רק על התאריך הזה: אתר העסק מציע ללקוחות את השעות החדשות מיד, וההפסקה בשאר השבועות נשארת כמו שהיא (משנים אותה בשעות עבודה). תור שכבר קבוע בתוך ההפסקה החדשה לא זז - הוא נשאר במקומו, ואפשר להזיז אותו ביומן. אי אפשר לשנות הפסקה בתאריך שכבר עבר.

בעל העסק משנה את ההפסקה של כל אחד. איש צוות עם גישה למערכת משנה רק את ההפסקה של עצמו.

הזזה של תור

1. גררו את התור לשעה פנויה (קפיצות של 15 דקות). בזמן הגרירה מסגרת מקווקוות מראה בדיוק איפה התור ינחת ובאיזו שעה.
2. בשחרור תוצג שאלה, למשל ״להזיז את התור של דנה ל-10:30?״. אשרו כדי להזיז. סימון לא לשאול שוב במכשיר הזה מדלג על השאלה מעכשיו; מחזירים אותה בתפריט התצוגה ← אישור לפני הזזה.
3. אם יש התנגשות תוצג השאלה ״יש התנגשות ביומן. להזיז בכל זאת?״. הכפתור להזיז בכל זאת מזיז בכוונה, למשל לתור דחוף.
4. ההזזה נשמרת, והלקוח מקבל הודעת עדכון.

בלי גרירה - מהמקלדת או בטלפון: לחצו על התור ואז על שינוי שעה, ובחרו תאריך, שעה ואיש צוות. גם מפגש של שיעור קבוצתי מזיזים כך: בוחרים תאריך, שעה ומדריך, והנרשמים מקבלים הודעה על השעה החדשה אלא אם ביטלתם זאת. מפגש שבוטל בלי נרשמים לא נשאר על הלוח; מפגש שבוטל עם נרשמים נשאר מוצג עם קו חוצה, כי מישהו קיבל על כך הודעה.

לחיצה על שעה פנויה פותחת תור חדש עם התאריך, השעה ואיש הצוות שכבר מולאו.

החלפה בין שני לקוחות

גררו תור אל תוך תור אחר (ולא לשעה פנויה) כדי להחליף ביניהם. הכרטיס שמתחת לסמן מודגש בזמן הגרירה, ובשחרור נפתח חלון ההחלפה. שחרור על תור שאי אפשר להחליף איתו - שיעור, תור שכבר התחיל או שהלקוח כבר הגיע אליו - מזיז את התור לשעה הזו, בדיוק כמו שעה פנויה.

אפשר גם בלי גרירה, מהמקלדת או בטלפון: לחצו על התור ואז על החלפה. התור מסומן במסגרת ופס למעלה מבקש לבחור את התור השני. לחצו עליו (או עמדו עליו והקישו Enter), וחלון ההחלפה נפתח. ״ביטול״ בפס, או Escape, מבטלים את הבחירה.

בחלון אפשר לבחור לכל צד אם לבקש ממנו אישור או רק לעדכן אותו. הפירוט המלא: החלפת תורים בין לקוחות.

עבודה עם המקלדת

• תור חדש - המקש N פותח תור חדש. לשעה מסוימת: עברו עם Tab לעמודה של יום (או של איש צוות). מסגרת מקווקוות מסמנת שעה: החצים למעלה ולמטה מזיזים אותה ברבע שעה, ועם Shift בשעה שלמה, ו-Home ו-End קופצים לתחילת היום ולסופו. Enter פותח תור חדש בשעה שבחרתם, ו-Escape מסתיר את הסימון.
• פתיחה של תור - עמדו על התור עם Tab והקישו Enter.
• הזזה - ״שינוי שעה״ בחלון של התור, כמו שמתואר למעלה.
• החלפה - הכפתור ״החלפה״ בחלון של התור, ואז Enter על התור השני.
• מעבר ביומן - T קופץ להיום, החצים ימינה ושמאלה עוברים ליום, לשבוע או לחודש הקודם והבא, והמקשים 1, 2 ו-3 עוברים לתצוגת יום, שבוע וחודש. ? פותח את המקרא, שמזכיר את כל אלה. המקשים עובדים כשהסמן לא בשדה טקסט ולא בתוך חלון פתוח.
• חיפוש מהיר - / או Ctrl+K (במק: Cmd+K) פותחים מכל מסך של לוח הבקרה חיפוש של לקוח או של מסך; ללקוח עם תור קרוב יש בתוצאה גם קישור ליומן ביום התור.

שימו לב: תור שבוטל או הסתיים אי אפשר לגרור. איש צוות עם גישה למערכת יכול להזיז את התורים שלו בלבד, ולא להעביר תור לעמית.