שיעורים קבוצתיים ורשימת המתנה

שיעור קבוצתי הוא שירות עם מספר מקומות. הלקוחות נרשמים למפגש של השיעור, ולא לתור אישי.

שלוש מילים מבדילות בין הדברים, והן חוזרות בכל המסכים:

• שיעור - מה שנמכר, למשל ״פילאטיס מכשירים״. נוצר במסך השירותים.
• שעה קבועה - שעה בלוח השבועי של השיעור, למשל יום ג׳ ב-18:00.
• מפגש - מפגש אחד ביומן, בתאריך מסוים. אליו הלקוחות נרשמים.

יצירת שיעור

שיעור נוצר במסך השירותים, בכפתור העגול + שבפינת המסך ← שיעור חדש, בשני שלבים קצרים:

1. פרטים - שם השיעור, איזה סוג שיעור? (שיעור קבוע עם לוח שבועי, או סדנה חד-פעמית שכולה מפגש אחד), מי מעביר את השיעור? (לכל שיעור מדריך אחד, וכל השעות שלו נפתחות על היומן שלו), משך, מספר מקומות (בכפתורי − ו־+) ומחיר. תיאור, תמונה, צבע, שיעור אונליין, זמן התארגנות לפני ואחרי, קטגוריה ומשאבים נמצאים תחת עוד פרטים; זמן ההתארגנות נספר גם בין שיעור לשיעור. ״המשך״ עוד לא שומר דבר.
2. מתי? - לוח שבועי: הימים לרוחב, השעות לאורך, וכל תא הוא שיעור קבוע אחד. בוחרים באילו שעות השיעור מתחיל (אפשר כמה בבת אחת), וכל שעה נוספת כשורה בלוח. אחר כך מסמנים בכל שורה את הימים שלה - למשל 18:00 בימים א׳ ו־ג׳, ו־09:00 רק ביום ה׳. אף יום לא מסומן מראש.

כמה קיצורים:

• לחיצה על יום בראש הלוח מסמנת אותו בכל השעות, ולחיצה נוספת מסירה.
• לחיצה על שעה פותחת: שינוי השעה, סימון בכל הימים, ״אותם ימים כמו״ השורה שמעליה, והסרה.
• הכפתור שליד ״שעה״ (למשל + 19:00) מוסיף את השעה שמיד אחרי השיעור האחרון.
• שיעורים ברצף… - לסטודיו עם שיעור בכל שעה: בוחרים ״מ־״ ו״עד״ (סוף השיעור האחרון), והמערכת מוסיפה שיעור אחרי שיעור לפי המשך וזמן ההתארגנות, כך שאף שניים לא חופפים. לפני ההוספה רואים אילו שעות יתווספו.
• שעה אחרת… - לכל שעה שלא מופיעה ברשימה.

הלוח הוא גם הבדיקה: בזמן הבנייה המערכת בודקת את יומן המדריך ומסמנת על התא עצמו:

• התנגשות ביומן - תור קיים, חדר תפוס או חג חסום במפגש הראשון. התאריך הזה ידולג, והשאר ייפתחו.
• קרוב מדי לשעה אחרת - השיעור וזמן ההתארגנות ארוכים מהמרווח בין שתי השעות.
• מחוץ לשעות העבודה של המדריך - תזכורת בלבד.

מתחת ללוח כל בעיה מוסברת במילים, עם כפתור לתיקון.

מתחת ללוח מופיע גם מה ייפתח, למשל ״3 מפגשים בשבוע״ ומתחתיו ״כל שבוע · הראשון: א׳ 20.9 18:00 · ללא תאריך סיום״. בשינוי בוחרים כל שבוע או כל שבועיים, תאריך התחלה, וסיום: ללא, בתאריך, או אחרי מספר שבועות - לקורס, והמערכת מראה כמה מפגשים ייפתחו. שם גם ההערה הפנימית שתופיע בכל מפגש.

הכפתור בתחתית אומר מה יקרה - למשל פתיחת השיעור · 3 בשבוע. אפשר גם ליצור את השיעור בלי שעות קבועות ולהוסיף אותן אחר כך. הפתיחה יוצרת מיד את המפגשים של השבועיים הקרובים, והשאר נפתחים אוטומטית. המפגשים מופיעים באתר העסק עם מספר המקומות שנשארו, וביומן כמו כל תור. יציאה לפני השמירה שואלת קודם.

ניהול הלוח

לחיצה על השיעור ברשימת השירותים פותחת את אותם שני שלבים. ב״מתי?״ כל שעה קבועה קיימת מופיעה ככרטיס בלוח, עם מספר הנרשמים למפגש הבא (למשל 7/12). לחיצה על כרטיס:

• העברה ליום או לשעה אחרים - השעה הקבועה עוברת עם הנרשמים: כל מפגש קרוב זז בתוך אותו שבוע. למשל, העברה משלישי 18:00 לרביעי 19:30 מזיזה את השיעור של יום שלישי בכל שבוע ליום רביעי של אותו שבוע. מפגש שהזזתם בעצמכם ביומן נשאר במקומו, וכך גם מפגש שהשעה החדשה שלו כבר עברה.
• מדריך ומקומות - מדריך אחר לשעה הזו, או מספר מקומות משלה; ריק = כמו השיעור. מספר המקומות לא יכול לרדת מתחת למספר הנרשמים במפגש המלא ביותר.
• סיום השעה הקבועה הזו - המפגשים הקרובים שלה יבוטלו, כל הנרשמים יקבלו הודעה ורשימות ההמתנה ייסגרו; מפגשים שכבר התקיימו נשארים בהיסטוריה. רוצים רק להזיז? זו העברה, לא סיום - הנרשמים עוברים איתה.

עוד בלוח:

• שורה שלמה - לחיצה על השעה בצד השורה מאפשרת להעביר את כל השורה בבת אחת.
• שעות חדשות - מוסיפים אותן באותו לוח, כמו ביצירת שיעור.
• מדריך ומשך - החלפת המדריך של השיעור בשלב הפרטים מעבירה אליו גם את השעות הקבועות שלו, ושינוי משך השיעור חל גם עליהן.

שום דבר לא נשמר עד הלחיצה על הכפתור בתחתית (למשל שמירת 3 שינויים). לפני השמירה מוצג אישור אחד עם כל ההשפעות:

• מה יבוטל וכמה נרשמים יקבלו הודעה - תתבקשו לאשר זאת במפורש.
• מה זז ועם כמה הרשמות - ושם בוחרים אם לשלוח לנרשמים עדכון על השעה החדשה.
• מה נוסף.

לחצו שמירה כדי לאשר. אם לשעה החדשה, לאורך החדש או למדריך החדש יש התנגשויות ביומן (או חג חסום), המערכת מציגה את התאריכים ומאפשרת להמשיך בכל זאת. תזכורות שכבר נקבעו מתחדשות. מפגש שבוטל בלי נרשמים לא מופיע ביומן; מפגש שבוטל עם נרשמים נשאר מוצג עם קו חוצה, כי מישהו קיבל על כך הודעה.

ביטול כל המפגשים של יום - סגירה, מדריך חולה: ביומן, בתצוגת יום, פתחו את תפריט התצוגה (במחשב - כפתור גלגל השיניים; בטלפון - הכפתור עם שם התצוגה, למשל יום ▾) ובחרו ביטול המפגשים היום. הפריט מופיע לבעל העסק בלבד, כשיש באותו יום מפגש שעוד לא התחיל. לפני הביטול מוצג אישור שאומר כמה מפגשים וכמה נרשמים זה כולל. כשהיומן מסונן למדריך אחד, מתבטלים רק המפגשים שלו, והאישור אומר את שמו. מפגש שכבר התחיל נשאר כפי שהוא.

מפגש בודד

מפגש נוסף - שיעור השלמה, או מפגש שאינו חלק מהלוח - נפתח מהיומן:

1. לחצו על הכפתור העגול + (״תור חדש״) ובחרו בראש החלון מפגש.
2. בחרו שיעור, מדריך, תאריך ושעה.
3. רוצים מספר מקומות אחר? פתחו עוד אפשרויות ומלאו מספר מקומות - ריק עוקב אחרי מספר המקומות של השיעור.
4. לחצו פתיחת המפגש.

את מספר המקומות אפשר לשנות גם אחרי הפתיחה, בלחיצה על ״X מתוך Y משתתפים״ ברשימת הנרשמים. מפגש שמתנגש ביומן המדריך מוצג לאישור לפני הפתיחה. אם עוד אין שיעור קבוצתי בעסק, החלון יסביר זאת ויוביל למסך השירותים - מפגש תמיד נפתח לשיעור קיים.

סדנה חד-פעמית היא שיעור שכל כולו מפגש אחד. בשלב פרטים של ״שיעור חדש״ בוחרים ״סדנה חד-פעמית״ במקום ״שיעור קבוע״; אז אין לה לוח שבועי, ואחרי השמירה נפתח היומן כדי לקבוע את המפגש. סדנה יורדת מאתר העסק מעצמה אחרי שהמפגש האחרון שלה עבר - וכך גם שיעור קבוע שהלוח שלו הסתיים, כדי שלקוח לא יגיע לרשימת תאריכים ריקה.

מפגש בודד מזיזים בגרירה ביומן, או - גם בטלפון - בלחיצה עליו ואז שינוי שעה: בוחרים תאריך, שעה ומדריך, ומחליטים אם הנרשמים מקבלים הודעה על השעה החדשה. רק המפגש הזה זז. כדי לשנות את השעה הקבועה עצמה, פתחו את השיעור במסך השירותים, הקישו ב״מתי?״ על הכרטיס של השעה ובחרו העברה ליום או לשעה אחרים. מרשימת הנרשמים של כל מפגש אפשר גם לקפוץ ישירות לשיעור עצמו, בכפתור עריכת השיעור.

בביטול מפגש ששייך ללוח הקבוע תישאלו על מה להחיל את הביטול: התאריך הזה, מכאן והלאה או כל הסדרה (שני האחרונים סוגרים את השעה הקבועה, כמו ״סיום השעה הקבועה הזו״ במסך השירותים). בכל מפגש שמתבטל - כל המשתתפים הרשומים מקבלים הודעה, ורשימת ההמתנה שלו מתנקה. הסרת משתתף מרשימת הנרשמים לא שולחת לו הודעה - עדכנו אותו בעצמכם.

ניהול המשתתפים

לחיצה על המפגש ביומן פותחת את רשימת הנרשמים. לכל משתתף:

• סימון הגיע או לא הגיע - מתחילת המפגש. לפני כן כתוב ״סימון נוכחות ייפתח עם תחילת המפגש״.
• ממתין לטופס - לשיעור מחובר טופס עם ״התור יאושר רק אחרי חתימה״, והנרשם עוד לא חתם. המקום שמור לו עד שיחתום.
• ממתין לאישורכם - כשמופעל אישור כל תור לפני שהוא נקבע: לחצו על ✓ לאישור או על ✕ לדחייה. הנרשם מקבל הודעה בכל מקרה.
• הסרה מהמפגש - המקום משתחרר, והמשתתף מקבל הודעת ביטול בוואטסאפ (אפשר להוריד את הסימון בחלון האישור). משתתף שסומן ״הגיע״ אי אפשר להסיר (הסימון הוא רישום הנוכחות), וגם לא אחרי שהשיעור התחיל.

כפתור הוספת משתתף רושם לקוח שהתקשר או הגיע לדלפק: בוחרים לקוח קיים או מקלידים שם וטלפון, והוא מקבל אישור בוואטסאפ בדיוק כמו נרשם מהאתר. ההרשמה מהיומן אינה כפופה להגדרה ״כמה שעות מראש לפחות אפשר להזמין״ - אפשר להוסיף גם שעה לפני השיעור.

הזזת מפגש בגרירה ביומן מעדכנת את כל המשתתפים בוואטסאפ ומחדשת את התזכורות שלהם לשעה החדשה. מפגש שבוטל נשאר מבוטל - המשתתפים כבר קיבלו הודעה; אם השיעור בכל זאת מתקיים, פתחו מפגש חדש במקומו.

מדריך שיש לו שיעורים עתידיים עם נרשמים אי אפשר להשבית, ושירות קבוצתי כזה אי אפשר להפוך לתור רגיל - בטלו את השיעורים (הנרשמים יקבלו הודעה) או העבירו אותם למדריך אחר קודם.

רשימת המתנה

כשהשיעור מלא, לקוח יכול להצטרף לרשימת המתנה. כשמתפנה מקום:

• המערכת שולחת הודעה לראשון בתור, עם קישור אישי לתפיסת המקום - מקום אחד לכל ממתין, ואם התפנו שני מקומות בבת אחת, שני הראשונים בתור מקבלים הודעה.
• המקום שמור לו 60 דקות; אם השיעור מתחיל בתוך 3 שעות - 15 דקות בלבד.
• אם הזמן נגמר, התור עובר לבא ברשימה.
• בשעות השקט (21:00-08:00) לא נשלחות הצעות - מקום שהתפנה בלילה מוצע בבוקר, אלא אם השיעור מתחיל בתוך 3 שעות.
• בעסק שעוצר הודעות ללקוחות בשבת ובחג (הגדרות), לא נשלחות הצעות גם אז - מקום שעדיין פנוי מוצע בצאת השבת או החג.

אפשר גם לקדם ידנית בכפתור קידום מרשימת המתנה.

שימו לב: ביטול השתתפות על ידי לקוח מקדם אוטומטית את הבא בתור - אין צורך לעשות דבר. בקשות דירוג אינן נשלחות על שיעור קבוצתי.

עוד על היכולות: שיעורים וסדנאות קבוצתיות ורשימת המתנה אוטומטית. שיעורים קבוצתיים כלולים בחלק מהתוכניות; רשימת ההמתנה זמינה בכל תוכנית.