שיעורים קבוצתיים ורשימת המתנה

שיעור קבוצתי הוא שירות עם מספר מקומות, שנוצר במסך השירותים בכפתור + ← "שיעור חדש". הלקוחות נרשמים למועד של השיעור, ולא לתור אישי.

יצירת שיעור

שיעור נוצר במסך השירותים, בכפתור העגול + שבפינת המסך ← "שיעור חדש", בשני שלבים קצרים:

1. פרטים - שם השיעור, סוג השיעור (שיעור קבוע עם לוח שבועי, או סדנה חד-פעמית שכולה מפגש אחד), מי מעביר אותו (לכל שיעור מדריך אחד, וכל השעות שלו נפתחות על היומן שלו), משך, מספר מקומות (בכפתורי − ו־+) ומחיר. תיאור, תמונה, צבע, שיעור מקוון, הפסקות לפני ואחרי, קטגוריה ומשאבים נמצאים תחת "עוד פרטים"; ההפסקה נספרת גם בין שיעור לשיעור. "המשך" עוד לא שומר דבר.
2. מתי? - לוח שבועי: הימים לרוחב, השעות לאורך, וכל משבצת היא שיעור קבוע אחד. בוחרים באילו שעות השיעור מתחיל (אפשר כמה בבת אחת), וכל שעה נוספת כשורה בלוח. אחר כך מסמנים בכל שורה את הימים שלה - למשל 18:00 בימים א׳ ו־ג׳, ו־09:00 רק ביום ה׳. אף יום לא מסומן מראש.

כמה קיצורים:

• לחיצה על יום בראש הלוח מסמנת אותו בכל השעות, ולחיצה נוספת מסירה.
• לחיצה על שעה פותחת: שינוי השעה, סימון בכל הימים, "אותם ימים כמו" השורה שמעליה, והסרה.
• הכפתור שליד "שעה" (למשל "+ 19:00") מוסיף את השעה שמיד אחרי השיעור האחרון.
• "שיעורים ברצף…" - לסטודיו עם שיעור בכל שעה: בוחרים "מ־" ו"עד" (סוף השיעור האחרון), והמערכת מוסיפה שיעור אחרי שיעור לפי המשך וההפסקות, כך שאף שניים לא חופפים. לפני ההוספה רואים אילו שעות יתווספו.
• "שעה אחרת…" - לכל שעה שלא מופיעה ברשימה.

הלוח הוא גם הבדיקה: בזמן הבנייה המערכת בודקת את יומן המדריך ומסמנת על המשבצת עצמה התנגשות (תור קיים, חדר תפוס או חג חסום במפגש הראשון - התאריך הזה ידולג, והשאר ייפתחו), שעות קרובות מדי (השיעור וההפסקות ארוכים מהמרווח ביניהן) ושעות מחוץ לשעות העבודה של המדריך (תזכורת בלבד). מתחת ללוח כל בעיה מוסברת במילים, עם כפתור לתיקון.

משפט אחד מתחת ללוח אומר מה ייפתח, למשל "3 שיעורים בשבוע · כל שבוע · הראשון: א׳ 20.9 18:00 · ללא תאריך סיום". ב"שינוי" בוחרים כל שבוע או כל שבועיים, תאריך התחלה, וסיום: ללא, בתאריך, או אחרי מספר שבועות - לקורס, והמערכת מראה כמה מפגשים ייפתחו. שם גם ההערה הפנימית שתופיע בכל מפגש.

הכפתור בתחתית אומר מה יקרה - למשל "פתיחת השיעור · 3 בשבוע". אפשר גם ליצור את השיעור בלי שעות קבועות ולהוסיף אותן אחר כך. הפתיחה יוצרת מיד את המפגשים של השבועיים הקרובים, והשאר נפתחים אוטומטית. המפגשים מופיעים בדף העסק עם מספר המקומות שנשארו, וביומן כמו כל תור. יציאה לפני השמירה שואלת קודם.

ניהול הלוח

לחיצה על השיעור ברשימת השירותים פותחת את אותם שני שלבים. ב"מתי?" כל שעה קבועה קיימת מופיעה ככרטיס בלוח, עם מספר הנרשמים למפגש הבא (למשל 7/12). לחיצה על כרטיס:

• העברה ליום או לשעה אחרים - השיעור עובר עם הנרשמים: כל מפגש קרוב זז בתוך אותו שבוע (שלישי 18:00 ← רביעי 19:30 מזיז את שיעור השלישי של כל שבוע ליום רביעי שאחריו). מפגש שהזזתם בעצמכם ביומן נשאר במקומו, וכך גם מפגש שהמועד החדש שלו כבר עבר. לחיצה על שעה בלוח מאפשרת גם להעביר את כל השורה בבת אחת.
• מדריך ומקומות - מדריך אחר לשעה הזו, או מספר מקומות משלה; ריק = כמו השיעור. מספר המקומות לא יכול לרדת מתחת למספר הנרשמים במפגש המלא ביותר.
• סיום השעה הקבועה - המפגשים הקרובים שלה יבוטלו, כל הנרשמים יקבלו הודעה ורשימות ההמתנה ייסגרו; מפגשים שכבר התקיימו נשארים בהיסטוריה. רוצים רק להזיז? זו העברה, לא סיום - הנרשמים עוברים איתה.

באותו לוח אפשר גם להוסיף שעות חדשות. שום דבר לא נשמר עד "שמירה": לפני השמירה מוצג אישור אחד עם כל ההשפעות - מה יבוטל וכמה נרשמים יקבלו הודעה (תתבקשו לאשר זאת במפורש), מה זז ועם כמה הרשמות, ומה נוסף - ושם בוחרים אם לשלוח לנרשמים של שיעור שזז עדכון על השעה החדשה. אם למועד החדש, לאורך החדש או למדריך החדש יש התנגשויות ביומן (או חג חסום), המערכת מציגה את התאריכים ומאפשרת להמשיך בכל זאת. החלפת המדריך של השיעור בשלב הפרטים מעבירה אליו גם את השעות הקבועות שלו, באותו אישור, ושינוי משך השיעור חל גם עליהן. תזכורות שכבר נקבעו מתחדשות. מפגש שבוטל בלי נרשמים לא מופיע ביומן; מפגש שבוטל עם נרשמים נשאר בו מחוק, כי מישהו קיבל על כך הודעה.

ביומן, בתצוגת יום, הכפתור "ביטול השיעורים ביום" מבטל בלחיצה אחת את כל השיעורים שעוד לא התחילו באותו יום - סגירה, מדריך חולה - אחרי אישור שאומר כמה שיעורים וכמה נרשמים זה כולל. כשהיומן מסונן למדריך אחד, מתבטלים רק השיעורים שלו, והאישור אומר את שמו. שיעור שכבר התחיל נשאר כפי שהוא.

מפגש בודד

שלוש מילים מבדילות בין הדברים, והן חוזרות בכל המסכים: שיעור הוא מה שנמכר (נוצר במסך השירותים), מועד הוא שעה קבועה בלוח השבועי שלו, ומפגש הוא מפגש אחד ביומן.

מפגש נוסף - שיעור השלמה, או מפגש שאינו חלק מהלוח - נפתח מהיומן: + ("תור חדש") ← מצב "מפגש", ובוחרים שיעור, מדריך, תאריך ושעה. "מספר מקומות" ריק עוקב אחרי מספר המקומות של השיעור; אפשר לשנות אותו גם אחרי הפתיחה, בלחיצה על "X מתוך Y משתתפים" ברשימת הנרשמים. מועד שמתנגש ביומן המדריך מוצג לאישור לפני הפתיחה. אם עוד אין שיעור קבוצתי בעסק, המצב יסביר זאת ויוביל למסך השירותים - מפגש תמיד נפתח לשיעור קיים.

סדנה חד-פעמית היא שיעור שכל כולו מפגש אחד. בשלב פרטים של "שיעור חדש" בוחרים "סדנה חד-פעמית" במקום "שיעור קבוע"; אז אין לה לוח שבועי, ואחרי השמירה נפתח היומן כדי לקבוע את המפגש. סדנה יורדת מדף העסק מעצמה אחרי שהמפגש האחרון שלה עבר - וכך גם שיעור קבוע שהלוח שלו הסתיים, כדי שלקוח לא יגיע לרשימת תאריכים ריקה.

מפגש בודד מזיזים בגרירה ביומן, או - גם בטלפון - בלחיצה עליו ואז "שינוי שעה": בוחרים תאריך, שעה ומדריך, ומחליטים אם הנרשמים מקבלים הודעה על השעה החדשה. רק המפגש הזה זז; את השעה הקבועה של השיעור משנים בעריכה של המועד בלוח השיעורים. מרשימת הנרשמים של כל מפגש אפשר גם לקפוץ ישירות לשיעור עצמו, בכפתור "עריכת השיעור".

בביטול מפגש ששייך ללוח הקבוע תישאלו על מה להחיל את הביטול: התאריך הזה, מכאן והלאה או כל הסדרה (שני האחרונים סוגרים את המועד הקבוע, כמו "סיום המועד" במסך השירותים). בכל מפגש שמתבטל - כל המשתתפים הרשומים מקבלים הודעה, ורשימת ההמתנה שלו מתנקה. הסרת משתתף מרשימת הנרשמים לא שולחת לו הודעה - עדכנו אותו בעצמכם.

ניהול המשתתפים

לחיצה על המפגש ביומן פותחת את רשימת הנרשמים. לכל משתתף:

• סימון הגיע או לא הגיע.
• הסרה מהמפגש - המקום משתחרר. משתתף שסומן "הגיע" לא ניתן להסרה (הסימון הוא רישום הנוכחות), וגם לא אחרי שהשיעור התחיל.

כפתור "הוספת משתתף" רושם לקוח שהתקשר או הגיע לדלפק: בוחרים לקוח קיים או מקלידים שם וטלפון, והוא מקבל אישור בוואטסאפ בדיוק כמו נרשם מהאתר. ההרשמה מהיומן אינה כפופה לזמן ההתראה המינימלי - אפשר להוסיף גם שעה לפני השיעור.

הזזת שיעור בגרירה ביומן מעדכנת את כל המשתתפים בוואטסאפ ומחדשת את התזכורות שלהם לשעה החדשה. מפגש שבוטל נשאר מבוטל - המשתתפים כבר קיבלו הודעה; אם השיעור בכל זאת מתקיים, פתחו מפגש חדש במקומו.

מדריך שיש לו שיעורים עתידיים עם נרשמים לא ניתן להשבתה, ושירות קבוצתי כזה לא ניתן להפוך לתור רגיל - בטלו את השיעורים (הנרשמים יקבלו הודעה) או העבירו אותם למדריך אחר קודם.

רשימת המתנה

כשהשיעור מלא, לקוח יכול להצטרף לרשימת המתנה. כשמתפנה מקום:

• המערכת שולחת הודעה לראשון בתור, עם קישור אישי לתפיסת המקום - מקום אחד לכל ממתין, ואם התפנו שני מקומות בבת אחת, שני הראשונים בתור מקבלים הודעה.
• המקום שמור לו 60 דקות; אם השיעור מתחיל בתוך 3 שעות - 15 דקות בלבד.
• אם הזמן נגמר, התור עובר לבא ברשימה.
• בשעות המנוחה (21:00-08:00) לא נשלחות הצעות - מקום שהתפנה בלילה מוצע בבוקר, אלא אם השיעור מתחיל בתוך 3 שעות.

אפשר גם לקדם ידנית בכפתור "קידום מרשימת המתנה".

שימו לב: ביטול השתתפות על ידי לקוח מקדם אוטומטית את הבא בתור - אין צורך לעשות דבר. בקשות דירוג אינן נשלחות על שיעור קבוצתי.

עוד על היכולות: שיעורים וסדנאות קבוצתיות ורשימת המתנה אוטומטית. שתיהן כלולות בחלק מהתוכניות.