הגדרות וכללי ההזמנה

במסך ההגדרות נקבעים הכללים שלפיהם העסק מקבל תורים: כללי ההזמנה, מילוי היומן, ההודעות והחשבוניות - ובעסק עם איש צוות אחד גם שעות הפעילות. שם נמצאים גם קודי המעקב לפרסום והצהרת הנגישות של אתר העסק. שם העסק, הכתובת, הטלפון והקישורים נמצאים במסך משלהם, פרטי העסק.

המסך נשמר בכפתור אחד: אחרי כל שינוי לחצו שמירה בפס שבתחתית המסך. עד אז השינוי לא חל.

כללי ההזמנה

• כמה שעות מראש לפחות אפשר להזמין - מונע קביעה ״לעוד עשר דקות״.
• עד כמה ימים קדימה אפשר להזמין - כמה ימים קדימה נפתח היומן.
• כל כמה דקות אפשר להתחיל תור - כל 5, 10 או 15 דקות, כל חצי שעה או כל שעה. אותן קפיצות קובעות גם את האפשרויות למשך של שירות.
• עד מתי לקוח יכול לבטל בעצמו - זמן הביטול החינם: עד כמה שעות לפני התור הלקוח יכול לבטל או לשנות מועד לבד. אחריו הכפתורים נעלמים אצלו והוא מופנה להתקשר אליכם, וגם תשובת ״2״ בוואטסאפ לא מבטלת.
• לספור ללקוח תורים שלא הגיע אליהם - מונה לכל לקוח כמה פעמים לא הגיע, ומציג את המספר בכרטיס הלקוח. הדוחות סופרים אי-הגעה בכל מקרה.
• חסימת חגי ישראל אוטומטית - ומתחתיה שעות בחגים: לכל חג סגור, עד שעה או פתוח כרגיל (ערבי חג פתוחים כברירת מחדל עד 14:00). ראו חסימת זמן ביומן.
• לא לציין בהודעות את שם השירות ואיש הצוות - מסתיר את הצוות ואת שמות השירותים בהודעות ובקישורי הלקוח. מתאים לקליניקות. שימו לב שהוא גם מבטל לחלוטין את בקשות הביקורת.
• אישור כל תור לפני שהוא נקבע - ראו מיד למטה.

אישור כל תור לפני שהוא נקבע

כשהמתג פועל, תור שלקוח קובע בעצמו - באתר, בצ׳אט של וואטסאפ, מרשימת ההמתנה או ברישום לשיעור - נשמר כבקשה. תור שאתם קובעים בלוח הבקרה נקבע מיד.

• הלקוח מקבל מיד הודעה שהבקשה התקבלה. השעה שמורה לו עד התשובה, ובזמן הזה לא נשלחות תזכורות.
• אתם מקבלים בוואטסאפ את הבקשה עם קישור לאישור. הבקשות הממתינות מופיעות גם בראש היום שלי, בפרטי התור ביומן וברשימת הנרשמים של שיעור, עם אישור התור ודחייה (ברשימת הנרשמים: ✓ ו-✕ ליד כל נרשם).
• באישור הלקוח מקבל את אישור התור, והתזכורות יוצאות כרגיל. בדחייה הוא מקבל הודעה שהבקשה לא אושרה, והשעה מתפנה.
• זמן לתשובה - מתחת למתג בוחרים שעתיים, 6, 12 או 24 שעות. בקשה שלא נענתה בזמן הזה משתחררת מעצמה, ולכל המאוחר שעה לפני התור. שעה לפני המועד הזה נשלחת אליכם תזכורת. כשהבקשה משתחררת, הלקוח מקבל הודעה שהבקשה לא נענתה בזמן (ולא שנדחתה), ואתם מקבלים על כך התראה.

בכרטיס הנפרד מילוי היומן יושבים שני מתגים שממלאים חורים ביומן: רשימת המתנה - לקוח שלא מצא שעה פנויה משאיר פרטים ומחכה - והצעת תורים שמתפנים, ששולחת את התור שהתבטל בוואטסאפ לממתינים. שניהם כבויים כברירת מחדל וזמינים בכל תוכנית. הרשימה החיה מוצגת במסך רשימת המתנה, ושאר הפרטים במילוי היומן.

הודעות וואטסאפ

להודעות יש כרטיס משלו, הודעות וואטסאפ. נוסח ההודעות עצמו נערך במסך אחר - ראו הודעות וואטסאפ. בכרטיס:

• עדכנו אותי על כל תור בעסק - הודעה אליכם בכל קביעה, ביטול או שינוי, גם אצל אנשי צוות אחרים.
• בוט קביעת תורים בצ׳אט - הלקוח קובע תור בשיחת וואטסאפ בלי לצאת מהצ׳אט. הבוט עונה רק במספר וואטסאפ ייעודי שמחובר לעסק, ורק למי שכותב שהוא רוצה תור - למשל ״תור״ או ״אפשר לקבוע תור?״. הודעות אחרות, כמו שאלות, איחורים או שיחות אישיות, לא מקבלות ממנו מענה.
• בלי הודעות ללקוחות בשבת ובחג - מכניסת השבת או החג ועד צאתם לא יוצאות ללקוחות תזכורות, הודעות שיווק, הצעות מרשימת ההמתנה או עדכונים שנשלחים מהיומן; הן נשלחות כשהשבת או החג נגמרים. כשהמתג פועל, מתחתיו כתוב מתי ההשהיה הבאה מתחילה ונגמרת.
• כפתור וואטסאפ צף באתר - כפתור בפינת אתר העסק שפותח שיחה במספר הוואטסאפ של העסק, לאורך כל הגלילה. כבוי כברירת מחדל, ומחייב מספר וואטסאפ בפרטי העסק - בלי מספר המתג לא זמין.
• שעת סיכום הבוקר לצוות - בשעה הזו אנשי צוות שהפעילו סיכום בוקר יומי מקבלים את תורי היום. ברירת המחדל היא 07:00, ואפשר לבחור כל חצי שעה בין 05:00 ל-12:00. לאנשי צוות עם שעות שקט הסיכום נשלח כשהן נגמרות.
• טיפים על יכולות המערכת - לכל היותר פעם בשבוע, תורי מציע בבועה קטנה יכולת שעוד לא בשימוש אצלכם, ואיך מפעילים אותה. מדי פעם הטיפ מגיע גם בוואטסאפ, כשלא נכנסתם ללוח הבקרה זמן מה. פועל כברירת מחדל; כיבוי המתג עוצר את הטיפים בשני הערוצים.

חשבוניות ומסמכים

הכרטיס הזה מחבר את תוכנת החשבוניות שלכם - חשבונית ירוקה, iCount, SUMIT או SmartBee - ומפיק חשבונית או קבלה אוטומטית בחשבונכם אחרי כל תור, עם קישור ללקוח בוואטסאפ. הכול בחשבוניות אוטומטיות.

קודי מעקב לפרסום

למי שמריץ קמפיינים: בכרטיס קודי מעקב לפרסום (פיקסלים) מדביקים את המזהים של Google Analytics 4, Google Tag Manager, Meta (Facebook) Pixel ו-TikTok Pixel, בדיוק כפי שהם מופיעים בחשבון הפרסום. הקודים נטענים רק באתר העסק ובקביעת התור, לא בלוח הבקרה, ונמדדים בהם צפייה בדף, תחילת הזמנה והזמנה שהושלמה.

הצהרת נגישות

בכרטיס הצהרת נגישות ממלאים את הפרטים של העסק בהצהרה שנוצרת אוטומטית - רכז נגישות, התאמות פיזיות והערות - וקובעים אם כפתור הנגישות מוצג באתר. הפירוט בהצהרת נגישות.

שימו לב: אלה ההגדרות של העסק. החשבון האישי שלכם - סיסמה ותמונה - נמצא בהפרופיל שלי. לקוח שרוצה להפסיק לקבל דיוור עושה זאת בעצמו: הפסקת הודעות שיווקיות.