הודעות וואטסאפ

מאיזה מספר יוצאות ההודעות

1. מהמספר של העסק - אם חיברתם מספר משלכם.
2. אחרת, מהמספר המשותף של הפלטפורמה.
3. אם אין אף מספר זמין, ההודעה ממתינה לשליחה ותצא כשיתחבר מספר - היא לא נשלחת ממספר אחר ולא נעלמת.

שמירת התור לא נכשלת בגלל תקלת וואטסאפ - אישורים ותזכורות ממתינים לשליחה.

חיבור מספר משלכם

הכרטיס וואטסאפ של העסק נמצא במסך הודעות וואטסאפ, מתחת למונה ההודעות. לחצו חיבור מספר, ובחרו איך לחבר:

סריקת QR (צריך מסך שני)

1. פתחו וואטסאפ בטלפון ← הגדרות ← מכשירים מקושרים ← קישור מכשיר.
2. סרקו את הקוד שמוצג במסך. החיבור נשמר, ואין צורך לסרוק שוב בכל פעם.

קוד להקלדה בוואטסאפ

השיטה הזו נועדה למצב שבו המערכת פתוחה על אותו טלפון שהוואטסאפ מותקן עליו - אין שם מסך שני לסרוק ממנו.

1. הקלידו את מספר הוואטסאפ שתרצו לחבר ולחצו קבלת קוד.
2. יוצג קוד בן 8 תווים.
3. בטלפון: וואטסאפ ← הגדרות ← מכשירים מקושרים ← קישור מכשיר ← קישור עם מספר טלפון, והקלידו את הקוד.

• בקשת קוד חדש מבטלת את הקודם, אז אל תבקשו קוד נוסף באמצע ההקלדה - רק אם הקוד באמת פג. אפשר לבקש עד 5 קודים בכל 10 דקות.
• אם תוצג הודעה ששרת הוואטסאפ אינו תומך בחיבור עם מספר טלפון - חברו בסריקת QR. אין בכך תקלה.

אם התוכנית שלכם אינה כוללת מספר ייעודי, יוצג במקום זאת הסבר וכפתור שדרוג תוכנית, וההודעות ימשיכו לצאת מהמספר של הפלטפורמה. ראו מה כלול בתוכנית שלכם.

אם מפעיל המערכת סגר את המספר הייעודי לעסק שלכם, הכרטיס אומר זאת ומפנה לתמיכה, בלי הצעת שדרוג - שינוי תוכנית לא יפתח אותו.

אם המספר מתנתק - נודיע לכם, וההודעות ימשיכו לצאת בינתיים מהמספר המשותף. ראו המספר שלכם התנתק.

כמה הודעות נשארו החודש

בראש המסך מוצג כמה הודעות נותרו מהמכסה החודשית של התוכנית, ופס שמתמלא ככל שנשלחות הודעות. המכסה מתאפסת בתחילת כל חודש, והמונה סופר כל הודעה שיוצאת - אישורי תור, תזכורות, קודי אימות והודעות לצוות.

כשהמכסה נגמרת, ההודעות התפעוליות ממשיכות להישלח כרגיל, והודעות השיווק נעצרות: ברכות, החזרת לקוחות, בקשות ביקורת והזמנות לתור הבא לא נשלחות, וקמפיין ממשיך מאותה נקודה בחודש הבא או אחרי שדרוג. ראו מה כלול בתוכנית שלכם.

עריכת נוסח ההודעות

לכל הודעה יש תבנית שאפשר לשנות. בין התבניות:

• ללקוחות: ״אישור קביעת תור״, ״תזכורת 24 שעות לפני״, ״תזכורת שעתיים לפני״, ״ביטול תור״, ״תור קבוע בוטל״, ״שינוי מועד״, ״בקשה להזזת תור״, ״הזמנה לקביעת התור הבא״, ״ברכת יום הולדת״ ו״הודעת חזרה ללקוח שלא ביקר״.
• של רשימות ההמתנה: ״התפנה מקום (רשימת המתנה)״ ו״התפנה תור (רשימת המתנה)״.
• קישורים: ״קישור לטופס הצהרת בריאות״ (טפסים), ״קישור לפגישה אונליין״ (פגישות אונליין), ״בקשת ביקורת״ (ביקורות) ו״מסמך מס מוכן״ (חשבוניות אוטומטיות).
• לעסק שמאשר כל תור: ״בקשה לתור התקבלה״, ״הבקשה לתור לא אושרה״ ו״הבקשה לתור לא נענתה בזמן״ ללקוח, ״לצוות: בקשה לתור״, ״לבעל העסק: בקשה לתור״, ״לבעל העסק: תזכורת לבקשה״ ו״לבעל העסק: בקשה שלא נענתה״.
• לצוות ולבעל העסק: ההתראות על תור חדש, ביטול ושינוי מועד, וסיכום הבוקר.

איך עורכים:

1. לחצו על תבנית. מוצגת קודם ההודעה כפי שהלקוח יראה אותה, ומתחתיה נוסח ההודעה לעריכה.
2. כדי לשלב פרט משתנה, לחצו עליו בשורה להוסיף לטקסט - למשל ״שם הלקוח״ או ״קישור לניהול התור״. הוא נוסף לנוסח בצורה כמו {{customerName}}, ומוחלף בפרט האמיתי בכל שליחה.
3. לחצו שמירה.

בתבנית ששיניתם מופיע גם איפוס לברירת מחדל, שמחזיר את הנוסח המקורי.

הקישורים בהודעות מקוצרים אוטומטית

כל קישור ארוך בהודעה יוצאת מוחלף בכתובת קצרה בצורה /s/… - על הדומיין של המערכת עצמה, לא של שירות קיצור חיצוני, כך שהלקוח מזהה שהקישור מגיע מהמערכת. הקיצור חל גם על קישור שהדבקתם בעצמכם בתבנית; קישור שכבר קצר נשאר כמו שהוא, והכתובות המקוצרות ממשיכות לעבוד 400 יום - גם מי שפותח שרשור ישן מגיע ליעד.

תשובות מהירות: 1 ו-2

לקוח שקיבל אישור תור או תזכורת יכול להשיב בוואטסאפ ״1״ כדי לאשר את התור, או ״2״ כדי לבטל אותו:

• ״2״ מבטל רק כל עוד זמן הביטול החינם פתוח (נקבע בכללי ההזמנה). אחריו הלקוח מקבל תשובה שאי אפשר לבטל בוואטסאפ, עם הטלפון של העסק.
• התזכורת של 24 שעות לפני מציעה ״2 לביטול״ רק אם זמן הביטול החינם עדיין יהיה פתוח כשהלקוח יקרא אותה; אחרת היא מציעה רק ״1 לאישור״.
• תור שממתין לחתימה על טופס לא מאושר ב״1״ - הלקוח מקבל את הקישור לטופס. תור שממתין לאישור שלכם לא מאושר ב״1״ - הלקוח מקבל תשובה שהבקשה ממתינה לעסק.
• התשובות נקלטות רק ממי שקיבל לאחרונה אישור תור או תזכורת. ממספר אחר, ״1״ או ״כן״ הם חלק משיחה רגילה ולא משנים שום תור.

בלי הודעות ללקוחות בשבת ובחג

עסק שלא רוצה שהלקוחות יקבלו ממנו הודעות בשבת ובחג מפעיל את המתג בלי הודעות ללקוחות בשבת ובחג בהגדרות, בכרטיס ״הודעות וואטסאפ״. המתג כבוי כברירת מחדל.

• מתי: משעה לפני השקיעה בערב שבת או חג ועד שעה אחרי השקיעה במוצאי השבת או החג - מרווח שמכסה את זמני כניסת השבת וצאתה בכל הארץ.
• אילו חגים: ראש השנה (שני הימים), יום כיפור, היום הראשון של סוכות, שמחת תורה, היום הראשון של פסח, שביעי של פסח ושבועות. חול המועד, פורים ויום העצמאות אינם נחשבים. חג שצמוד לשבת נחשב רצף אחד.
• מה ממתין לצאת השבת או החג: הודעות שיווק וברכות יום הולדת, בקשות ביקורת, חשבוניות, והודעות על תור שקבעתם, ביטלתם או הזזתם ביומן, על בקשת הזזה ששלחתם, ועל בקשה שדחיתם. כשביטול בשבת יגיע ללקוח רק אחרי מועד התור או סמוך אליו, חלון האישור של הביטול אומר זאת - כדאי לעדכן את הלקוח בטלפון.
• תזכורות נשלחות בזמן שבו הנוסח שלהן עדיין נכון: תזכורת ל״מחר״ של תור ביום ראשון בבוקר יוצאת במוצאי שבת, ותזכורת לתור במוצאי שבת יוצאת ביום שישי לפני כניסת השבת. תזכורת שאין לה זמן מתאים (למשל התזכורת של שעתיים לפני, לתור שמתחיל רבע שעה אחרי צאת השבת) לא נשלחת - ללקוח כבר יש את אישור התור.
• הצעות מרשימת ההמתנה לא נשלחות בשבת ובחג, גם לא לתור קרוב. אם המקום עדיין פנוי בצאת השבת, ההצעה יוצאת אז.
• מה נשלח מיד בכל זאת: מה שהלקוח עצמו ביקש באותו רגע - קוד אימות, אישור לתור שקבע עכשיו (באתר, בבוט או מרשימת ההמתנה) או הודעה שהבקשה שלו לתור התקבלה, אישור לביטול או להזזה שעשה בעצמו, ותשובות הבוט. קביעת תורים אונליין נשארת פתוחה גם בשבת.
• ההודעות אליכם ולצוות (התראות על תורים, סיכום יומי) אינן מושפעות מהמתג.

נוסחים מתחלפים

הכתיב [[נוסח א|נוסח ב]] מגריל אחד מהנוסחים בכל שליחה. זה נועד למנוע מוואטסאפ לזהות אלפי הודעות זהות - מומלץ להשאיר.

שימו לב: קודי אימות נשלחים מהפלטפורמה ואי אפשר לערוך אותם כאן, בכוונה. הודעות שיווקיות מנוהלות בשיווק ושימור לקוחות.

עוד על היכולת: תזכורות ואישורים בוואטסאפ.