חשבוניות אוטומטיות

אם אתם מפיקים ללקוחות חשבונית או קבלה אחרי כל ביקור, אפשר להפסיק לעשות את זה ידנית: מחברים את תוכנת החשבוניות שכבר יש לכם, והמערכת מפיקה את המסמך בחשבון שלכם, בתוכנה שלכם אחרי כל תור שהתקיים - והלקוח מקבל קישור אליו בוואטסאפ. קבע לי תור לא נוגע בכסף ולא מנהל הנהלת חשבונות: התשלום נגבה אצלכם כרגיל, והמסמך נוצר ונשמר אצל ספק החשבוניות, בדיוק כאילו הפקתם אותו שם בעצמכם.

חיבור התוכנה

חשבוניות אוטומטיות זמינות לעסק שהמחירים שלו בשקלים. עסק שבחר מטבע אחר בפרטי העסק לא יכול להפעיל אותן, וכל עוד ההפקה האוטומטית פועלת אי אפשר להחליף את המטבע.

הכול בכרטיס חשבוניות ומסמכים בהגדרות. בוחרים את התוכנה - חשבונית ירוקה (morning), iCount, SUMIT (סאמיט) או SmartBee (סמארטבי) - ומדביקים את פרטי ה-API מהחשבון שלכם אצל הספק:

• חשבונית ירוקה - מפתח API וסוד API, מאזור ההגדרות ← API בחשבון שלכם. שימו לב: גישת API זמינה שם רק בתוכניות המתקדמות של חשבונית ירוקה.
• iCount - מספר החברה (cid), שם המשתמש והסיסמה של החשבון.
• SUMIT - מזהה החברה ומפתח API, מאזור המפתחים בחשבון.
• SmartBee - שלושה פרטים מסמארטבי: מזהה לקוח (clientId), סיסמת API, וטוקן החשבון (providerUserToken) שמזהה את העסק שהמסמכים יופקו בו. שימו לב שסמארטבי מגבילה את כמות המסמכים שמופקים דרך API בחודש, לפי התוכנית שלכם אצלה.

לחיצה על חיבור - או פשוט על כפתור השמירה של המסך, שניהם שומרים - בודקת את הפרטים מול הספק לפני השמירה: פרטים שגויים לא נשמרים בכלל, כך שחיבור שמור הוא תמיד חיבור שעבד. הפרטים נשמרים מוצפנים ולעולם לא מוצגים חזרה במלואם; כפתור בדיקת חיבור זמין בכל רגע.

מה מופק, ומתי

אחרי החיבור מדליקים את המתג הפקת מסמך אוטומטית אחרי כל תור ובוחרים:

• סוג המסמך - חשבונית מס, קבלה, או חשבונית מס-קבלה (ברירת המחדל). עוסק פטור בוחר קבלה; הסכום נלקח ממחיר השירות כפי שהיה בעת קביעת התור, וחישוב המע"מ נעשה לפי הגדרות החשבון שלכם אצל הספק.
• מתי להפיק - ברירת המחדל היא רק אחרי סימון הגעה: מסמך מופק רק לתור שסימנתם בו הגעה בהיום שלי והסתיים. מי שלא מסמן הגעות יכול לבחור בסיום התור - מסמך לכל תור שהסתיים ולא בוטל, גם בלי סימון הגעה. שימו לב שבמצב הזה גם לקוח שלא הגיע (ולא סומן ״לא הגיע״) יקבל מסמך.
• לשלוח ללקוח קישור למסמך בוואטסאפ - הלקוח מקבל הודעה עם מספר המסמך וקישור אליו. את הנוסח עורכים בהודעות וואטסאפ (התבנית ״מסמך מס מוכן״). לקוח שהשיב ״הסר״ לא יקבל את ההודעה - המסמך עדיין מופק, לספרים.
• לשלוח ללקוח עותק באימייל מתוכנת החשבוניות (אם יש אימייל) - תוכנת החשבוניות שולחת ללקוח עותק באימייל, כפי שהיא שולחת ממילא.

המסמך מופק תוך דקות ספורות מסיום התור, ומופיע גם בפרטי התור ביומן - תגית ירוקה עם מספר המסמך שנפתחת לצפייה בו.

מוצרים

לעסק שמוכר מוצרים:

• מוצרים שנמכרו בתור נכנסים לאותו מסמך, שורה לכל מוצר.
• תור שיש בו מוצר משוריין שעוד לא סומן כנמכר ממתין כשעתיים אחרי סיומו, כדי שהמכירה בקופה תיכנס למסמך.
• מכירה בלי תור מקבלת מסמך משלה. מכירה שבוטלה לא מקבלת מסמך.
• מוצרים שנמכרו בתור שבוטל או סומן ״לא הגיע״ מקבלים, אחרי מועד התור, מסמך של המוצרים בלבד.

מה לא מופק

• שיעורים קבוצתיים - מסמך נפרד לכל משתתף לא מופק אוטומטית.
• תור בלי מחיר (שירות במחיר 0, בלי מוצר שנמכר בו) - אין מה לתעד, והתור מדולג.
• היסטוריה - הדלקת המתג לא מפיקה מסמכים לתורים ישנים: המערכת מפיקה מסמכים רק לתורים משלושת הימים האחרונים ואילך.
• ביטולים ואי-הגעה - תור שבוטל או סומן ״לא הגיע״ לא מקבל מסמך על השירות, בשני מצבי ההפקה.

כשמשהו נכשל

תקלה זמנית (ספק לא זמין, תקשורת) מטופלת מעצמה: המערכת מנסה שוב כל כמה דקות, ואחרי חמישה ניסיונות המסמך מסומן כנכשל. מסמך שנכשל - או שהספק סירב להפיק - נספר בפס אדום בכרטיס:

1. לחצו הצגה כדי לראות כל מסמך והסיבה.
2. לחצו ניסיון חוזר ליד מסמך - למשל אחרי שמכסת המסמכים אצל הספק התחדשה.

אם החיבור עצמו נשבר - מפתח שנמחק או הרשאה שבוטלה - תופיע הודעה כתומה בכרטיס, ההפקה נעצרת עד שתעדכנו את הפרטים ותריצו בדיקת חיבור, והמסמכים שהמתינו מופקים אוטומטית ברגע שהחיבור חוזר.

שימו לב: ביטול מסמך (זיכוי) עושים בתוכנת החשבוניות עצמה - רק אתם יודעים אם כסף הוחזר בפועל. הפקה אוטומטית זמינה בכל תוכנית של קבע לי תור; מה שקובע הוא החשבון שלכם אצל ספק החשבוניות.