הטופס נחתם לפני שהלקוח נכנס בדלת

בעסקים רבים ההצהרה היא לא בירוקרטיה אלא תנאי: מכון כושר, קליניקה אסתטית, מטפל או סטודיו לא אמורים להתחיל טיפול בלי לדעת על מה שהם צריכים לדעת. הבעיה היא שהצורה הרגילה - דף מודפס שנחתם בעמידה, ואז מתויק - יוצרת בדיוק את מה שרצינו למנוע: לקוח שלא קרא, וטופס שאי אפשר למצוא.

למה שולחים מראש

טופס שנשלח בוואטסאפ יום לפני נפתח בבית, על ספה, כשיש רגע. הלקוח קורא באמת, ממלא בנחת, וחותם. התוצאה טובה לשני הצדדים: אתם מקבלים מידע אמין יותר, והביקור עצמו מתחיל בטיפול ולא בניירת.

הקישור הוא אישי לתור

אין הרשמה, אין סיסמה ואין אפליקציה - הקישור שייך לתור ולכן ללקוח, וזה מה שמבטיח שהחתימה מתויקת אצל האדם הנכון. זה גם מה שמאפשר לשלוח את הטופס בהודעה רגילה בלי לחשוש שהוא ייפתח על ידי מישהו אחר בטעות.

כשהחתימה היא תנאי

לשירותים מסוימים אפשר לדרוש שהטופס ייחתם לפני שהתור מאושר. במקרה כזה התור נשאר במצב ממתין, ולוח הבקרה מציג בבירור מי עוד לא חתם - כך שהבדיקה נעשית מראש ולא בדלת הכניסה.

תוקף שמתחדש

הצהרת בריאות לא נשארת נכונה לנצח. אפשר לקבוע כמה זמן היא תקפה - שנה היא הנפוץ - ואז המערכת יודעת לבקש חתימה חדשה כשהתקופה נגמרה, ולא להטריד לקוח שחתם לפני חודש. זה ההבדל בין מערכת שמנהלת הצהרות לבין מערכת שרק אוגרת אותן.

איפה נשמר המידע

הטופס החתום נשמר בכרטיס הלקוח בתוך העסק שלכם, ונגיש רק למורשים בו. עסקים שעובדים עם מידע רגיש יכולים גם להפעיל מצב פרטיות שמצמצם את מה שמוצג במסכים משותפים ובהתראות.